Kako su hotelijeri iz cijele Europe oblikovali sustav koji unapređuje svakodnevni rad domaćinstva
16. srpnja 2025. | Technology
Još donedavno, u većini hotela organizacija posla domaćinstva započinjala je ručno pisanim popisima dolazaka, usmenim dogovorima i nizom telefonskih poziva između recepcije i timova na katovima. Informacije su često kasnile, bile nepotpune ili su se gubile u prijevodu, a dnevni ritam domaćinstva znao je biti nepredvidiv, čak i kaotičan.
Recepcija je javljala da gost stiže ranije, ali soba još nije bila spremna. Netko bi zaboravio donijeti dječji krevetić, netko drugi pripremiti dodatni jastuk. Sve je ovisilo o pažnji, brzini i koncentraciji zaposlenika, ali i o velikom broju sitnih informacija koje lako promaknu.
Danas to izgleda drukčije. Flexkeeping, softver koji se od 2015. godine koristi u više od 80 zemalja i u stotinama hotelskih grupacija, razvio je novu funkcionalnost unutar svog sustava koja omogućuje automatsko kreiranje zadataka prema stvarnim podacima s recepcije i PMS-a.
Sustav automatski generira zadatke koji se prosljeđuju točno onima koji ih trebaju izvršiti. Primjerice, ako gost dolazi s djecom, automatski se stvara zadatak za postavljanje dječjeg krevetića. Ako gost ima alergiju, zna se da treba posebna posteljina. Ako je riječ o VIP gostu, pokreće se niz zadataka koje domaćinstvo zna unaprijed. Svaki detalj koji recepcija zna – zna i domaćinstvo.
Partneri u testiranju i doradi ove opcije bili su sami hotelijeri, među kojima je i osoblje Valamara. Zahvaljujući njihovom inputu, sustav je dodatno prilagođen realnim potrebama, poput promjena dolazaka i last minute zahtjeva koji sad također brzo i jednostavno dolaze i do hotelskog domaćinstva.
Digitalna podrška u radu domaćinstva
U Valamar Sunny Baška hotelu, nova funkcionalnost Flexkeepinga već je postala dio svakodnevnog ritma. Voditeljica odjela domaćinstva, Ivana Dminić kaže da joj je najvažnije to što sve informacije koje su nekada stizale usmeno, preko papirića ili u hodu, sada automatski stižu do pravih osoba u pravo vrijeme.
Jutarnja organizacija posla, kaže Ivana, postala je jednostavnija. Nema više dvostrukih provjera, zapisivanja po rokovnicima ni naknadnih poziva s recepcije. Sve ide kroz sustav. Djelatnici na katovima točno znaju koje sobe imaju posebne zahtjeve, kada tko dolazi i što se od osoblja očekuje.
Najveća se promjena vidi u sigurnosti i organiziranosti tima. Ivana dodaje da se sada mogu fokusirati na kvalitetu te da imaju više vremena i energije za ono što je važno – dočekati gosta s osmijehom i pripremiti mu sobu točno onako kako to očekuje.
